制作管理ツールを導入し、関係者全員が同じ情報にアクセスできる体制にする。 言葉にすると当たり前に聞こえるかもしれません。でも、実際にそれを「体制」として設計することで、現場にはいくつかの具体的な変化が起きます。

変化①：確認の往復が減る

私たちの場合、管理ツールの案件情報に、仕様概要をクライアント側（案件管理者）が登録する。その情報を、ディレクションを行う私たち（制作管理者）も、デザインを担当するデザイナーも、同じ画面で閲覧できる状態にしています。

加えて、メッセージのやりとりは以下のように分類されています。

• 案件管理者／制作管理者／クリエイター：クライアントと私たちのやりとり
• 制作管理者／クリエイター：私たちとデザイナー（外注含む）のやりとり

この分類があることで、誰がどの範囲の情報を見られるかが明確になり、聞かなくても済む状態が、仕組みとしてつくられている面が大きいと言えます。

変化②：外注パートナーの制作品質に影響が出る

案件の背景や仕様を理解した上で制作に入れるため、意図からずれた制作物が出てくる頻度が下がります。それは、修正の往復が減ることに繋がります。 これは外注先のスキルの問題というより、情報の渡し方が変わった結果として起きている部分が大きいと言えます。

変化③：クライアント側の管理負荷が軽くなりやすい

案件の進捗確認や、急な変更が生じた際の連絡も、制作管理者宛にメッセージを送れば、同時に担当するデザイナーにもメッセージが届きます。 例えば、急遽修正や変更でこうしてほしいが、時間もないが対応できるか？というメッセージがデザイナーにも直接届くため、デザイナーが制作管理者への返答や作業にすぐ入ることができます。 このスムーズな情報伝達ができることで、クライアント側の精神的な負荷も軽減につながります。

ツールの機能だけでは決まらない

制作管理ツールの多くは、関係者がアクセスできる設計になっており、尚且つ機能としてはオープンにできるようになっています。 問題は、実際の体制がその機能を活かせる構造になっているかどうかで、結果的に変わってくるのではないでしょうか。 同じツールを使っていても——

• 下請けとして末端に入り、情報が一方通行で流れてくる構造
• 関係者全員が同じ画面を見て、同じ情報にアクセスできる構造

この2つでは、現場の動き方が変わってくるかと思います。

制作管理ツールの導入を検討しているとき、あるいは導入したのに思ったほど変わらなかったとき。「ツールをどうするか」と同じくらい、あるいはそれ以上に「体制をどう設計するか」、関わる人たちがどう在ると良いかを考えてみることで、見える景色が変わるかもしれません。