約6千点の画像制作案件。オペレーションを策定し、複業クラウドで4〜5名の外部リソースを確保しました。次の課題は、複数の外部パートナーが同時に稼働する体制での進捗管理です。

誰が何を作っていて、次にどの案件が空いているか。これをスプレッドシートとメールで管理すると、管理だけで1人分のリソースが消えます。属人化させない進捗管理の仕組みが必要でした。

AdFlowで一元管理し、Slackで「次の案件」をリアルタイムに共有した

採用したのは、制作管理ツール「AdFlow」とSlackの組み合わせです。

AdFlowでは、案件ごとの進捗ステータスを一元管理しました。どの画像が作成中で、どれがチェック待ちで、どれが完了しているか。全員が同じ画面で同じ情報をリアルタイムに把握できる状態をつくりました。

Slackでは、新しい案件が入るたびにチャンネルで共有し、対応可能な人が自分から作業に入れる流れにしました。「次は何をすればいいですか？」という確認のやりとりを発生させない設計です。

結果として、指示待ちが発生せず制作が回り、サービスリリースに間に合わせることができました。

制作管理ツールは「管理する側」だけのものではなかった

制作管理ツールは「管理する側が進捗を把握するためのもの」と捉えられがちです。もちろんそれも重要な役割ですが、今回の案件で機能したのは別の側面でした。

現場で手を動かす人が、次に何をやればいいかを自分で判断できる状態をつくること。これが制作管理ツールのもう一つの価値でした。

全員が同じ情報を見られる環境があったからこそ、いちいち確認を取る必要がなく、各自のペースで作業を進められました。管理する側にとっても、手を動かす側にとっても機能している状態とは、こういうことだと思います。

「何を使うか」より「誰のために、どう設計するか」

進捗管理の仕組みを「管理する人のため」だけに設計すると、現場に負荷がかかります。「手を動かす人が自律的に動ける」ことを前提に設計すると、管理コスト自体が下がります。

制作管理ツールの導入は、何を使うかよりも、誰のために、どう設計するかが重要でした。