大量のバナーやLP制作を外注で回す。その管理が煩雑になったとき、多くの企業がまず考えるのは「制作管理ツールを入れよう」ということではないでしょうか。 ツールを入れれば、進捗が見える。ステータスが揃う。管理がラクになる。そう期待するのは自然なことです。 ただ、ツールが入っている環境でも、その中での立場によって見える景色はまったく異なります。私たちはそれを、大量のバナー制作案件を通して学びました。

ツールがあっても見えないもの

以前、ある大手メディア企業のバナー大量制作案件に、下請けとして参加していた時期があります。 制作管理ツールは導入されていました。案件ごとにステータスが並び、制作物のやりとりはツール上で完結する仕組みです。一見すると、整った環境でした。 ただ、私たちの立場は末端です。エンドクライアントとの間には中間の請負会社がいて、クライアントと直接やりとりすることはありません。 このとき問題だったのは、案件の量の見通しが立たないことでした。 担当のデザイナーを配置していても、制作量が多い時期と少ない時期の波が読めない。社内で他の案件を入れたくても、この案件のために空きを確保しておくべきかどうかがわからない。結果として、リソースの計画が立てられないまま、対応し続ける状態が続きました。 情報の流れが一方通行だったことも、この問題を大きくしていました。

エンドクライアント → 中間の請負会社 → 私たち（下請け）

この構造の中では、ツールが入っていても「管理されている」だけで、全体が見えることはありません。結果として、案件の採算が合わなくなり、私たちはこのプロジェクトから撤退する判断をしました。

ツールの有無ではなく、見通しの問題

もし今、外注先を使った制作体制に課題を感じているなら、ひとつ考えてみてほしいことがあります。 案件の量の波を、関係者全員がどれだけ見通せる状態にあるでしょうか。 ツールの画面上にタスクが並んでいても、今月・来月の案件量がどう推移するのかが見えなければ、社内のリソース配分は勘に頼るしかなくなります。それはツールの問題ではなく、情報がどこまで共有されているかという構造の問題です。

私たちがこの経験から学んだのは、ツールの有無よりも、誰がどこまで全体の見通しを持てる状態になっているかが、制作体制の質を決めるということでした。

制作管理ツールによって案件がある程度安定的に進んでいたとしても、そこにチームや人員をアサインしている以上、管理者は採算性をシビアに見る必要があります。小さな制作会社であれば、それは社長の仕事かもしれません。見通しが立たない構造の中で、その判断を正確に行うのは難しいことでした。